[Panos_Gr]

Κανόνες καλής συμπεριφοράς στο email
Το mail πρέπει πάντοτε να έχει θέμα (subject) Ποτέ μα ποτέ δεν στέλνουμε email χωρίς θέμα ή χωρίς σωστό θέμα (σωστό είναι το θέμα-τίτλος που μέσα σε 3 - 5 λέξεις περιγράφει το περιεχόμενο του email). Ακολουθούν ορισμένα παραδείγματα:
Λάθος Σωστό Σχόλια Απάντηση Re: Σημερινή συνάντηση Το αρχικό mail είχε θέμα σημερινή συνάντηση και κρατήσαμε το ίδιο και στην απάντησή μας (το Re: το έβαλε αυτόματα το πρόγραμμα του mail). Re: Ιστορικά Μέγας Αλέξανδρος Το αρχικό mail αναφερόταν σε πολλά πράγματα. Απαντούμε όμως μόνο για ένα από αυτά και γι' αυτό αλλάζουμε το αρχικό subject που ήταν: «Ιστορικά». Μερικές φορές ακολουθούμε και τη μορφή: «Μέγας Αλέξανδρος was: Ιστορικά» (αναφέρουμε και το παλαιό subject). Είδηση Φθηναίνουν τα αυτοκίνητα Βοηθείστε τον παραλήπτη να καταλάβει αν τον ενδιαφέρει το email ή όχι. Τα αγαπημένα μου Τα αγαπημένα μου τραγούδια Ένα ελλιπές θέμα είναι το ίδιο άχρηστο όπως και το να μην υπάρχει καθόλου θέμα Ζήσε Μάη μου... Φθηνά αυτοκίνητα: Ζήσε Μάη μου... Αποφύγετε τα λογοπαίγνια και τις έξυπνες ατάκες στο subject. To subject πρέπει να είναι όσο πιο απλό και περιγραφικό γίνεται Πρόταση του ΕΚΑ Πρόταση Εργατικού Κέντρου Αθήνας Αποφύγετε τα αρχικά εκτός αν είναι κάτι πάρα πολύ γνωστό Ερώτηση Που μπορώ να βρω πληροφορίες για τον Αριστοτέλη; Ακόμη και αυτός που ξέρει την απάντηση δεν θα ενδιαφερθεί να μάθει τι ρωτάτε. ????#$%&&??@*% synanthsh Μη βάζετε Ελληνικούς χαρακτήρες στο subject όταν στέλνετε μηνύματα σε mailing lists ή σε ανθρώπους που δεν είστε βέβαιοι πως μπορούν να τα διαβάσουν. Ακόμη και αν ο παραλήπτης μπορεί να διαβάσει Ελληνικά, υπάρχει πολύ μεγάλος κίνδυνος οι χαρακτήρες να αλλοιωθούν από κάποιον από τους κόμβους που διαχειρίστηκαν το mail, πριν αυτό παραδοθεί στον τελικό παραλήπτη του (αυτός ο κίνδυνος υπάρχει και για το κυρίως σώμα, body, του μηνύματος αλλά είναι πια αμελητέος).

• Όχι στα ΚΕΦΑΛΑΙΑ ΓΡΑΜΜΑΤΑ Τα κεφαλαία στο email δίνουν την αίσθηση της κραυγής. Δεν τα χρησιμοποιούμε ποτέ, εκτός αν θέλουμε να δώσουμε στους άλλους την αίσθηση ότι ΟΥΡΛΙΑΖΟΥΜΕ (τα κεφαλαία χρησιμοποιούνται κατά κόρον από τους αρχάριους, που νομίζουν πως έτσι θα τους προσέξουν περισσότερο, και φυσικά επιτυγχάνουν το αντίθετο αποτέλεσμα).
• Σωστή παραγραφοποίηση Πολλές φορές τα email γράφονται με μεγάλη ταχύτητα και περιέχουν ορθογραφικά λάθη και ασυνταξίες. Αν και αυτό είναι κακό και μειώνει την αξία των μηνυμάτων σας, δεν θεωρείται από τους περισσότερους σαν κάτι το τραγικό. Ωστόσο υπάρχουν και όρια. Ποτέ μη γράφετε μεγάλες παραγράφους (πάνω από 3 - 5 γραμμές) και μην ξεχνάτε τα τις χωρίζετε πάντα με μια κενή γραμμή.
• Μην προωθείτε προσωπικά email σε mailing lists. Πρέπει να σέβεστε πάντοτε το απόρρητο της αλληλογραφίας των άλλων. Αν κάποιος σας έστειλε ένα προσωπικό μήνυμα μην το κοινοποιείτε ποτέ σε τρίτους χωρίς την άδειά του.
• Μην κάνετε reply ξαναστέλνοντας όλο το αρχικό μήνυμα Η απάντησή σας πρέπει να περιέχει μόνο τα μέρη που σχολιάζετε (ειδικά αν σας έστειλαν ένα κατεβατό 3 σελίδων και η απάντησή σας είναι: « συμφωνώ").
• Μην απαντάτε χωρίς να κάνετε καμία αναφορά στο αρχικό mail. Πάρα πολλοί άνθρωποι συμπεριφέρονται λες και τα άλλα μέλη της mailing list (ή ακόμη και ο αποστολέας του mail) δεν ασχολήθηκαν με κανένα άλλο mail στη ζωή τους και συνεπώς θυμούνται τα πάντα με κάθε λεπτομέρεια.
  Mail του τύπου: «Συμφωνώ με όσα είπε ο Τάσος εκτός από το θέμα της Κάτω Ρεματιάς γιατί πιστεύω...» δεν λένε τίποτε σε κανέναν γιατί κανείς δεν θυμάται τι ειπώθηκε για την Κάτω Ρεματιά. Το σωστό θα ήταν το mail να περιέχει την παράγραφο στην οποία ο Τάσος αναφέρει για την Κάτω Ρεματιά ακολουθούμενη αμέσως μετά από αυτήν με τα σχόλια του Χ. Έτσι όλοι θα ξέρουν για ποιο πράγμα γίνεται η συζήτηση.
• Προσέχετε τα cc (κοινοποίηση) και bcc (κρυφή κοινοποίηση) Όταν κάνετε reply all, το μήνυμά σας στέλνεται όχι μόνο στον αποστολέα αλλά και σε όλους τους αρχικούς παραλήπτες (cc). Πριν λοιπόν γράψετε «φταίει αυτός ο βλάκας ο Ανανίας» βεβαιωθείτε πως ο Ανανίας, ή κάποιος φίλος του, δεν ήταν μέσα στους αρχικούς παραλήπτες. Επίσης, αν θέλετε το μήνυμα να το κοινοποιήσετε κρυφά και σε τρίτους βεβαιωθείτε πως μπήκαν στο bcc και όχι στο cc. Συχνά πάντως, είναι καλύτερα να στέλνετε την κρυφή κοινοποίηση με ξεχωριστό email γιατί διάφοροι mailers όταν λαμβάνουν μήνυμα που είχε bcc παραλήπτες βγάζουν στον παραλήπτη μήνυμα recipient list suppressed. Έτσι αυτός μπορεί να καταλάβει πως το μήνυμα στάλθηκε κρυφά και σε άλλους (αν και δεν θα ξέρει σε ποιους).
• Μην κάνετε δοκιμές σε mailing lists Εκτός βέβαια αν είστε το list owner ή ο moderator. Αν θέλετε να δοκιμάσετε αν δουλεύει η λίστα στείλτε ένα θέμα για συζήτηση (αν δεν έχετε να συζητήσετε τίποτε καλύτερα να μην κάνετε και τίποτε). Αν το μήνυμα φτάσει τότε η λίστα δουλεύει κανονικά.
• Αποφύγετε το χιούμορ Δεν μεταφέρεται καλά με το email και μπορεί να οδηγήσει σε παρανοήσεις.
• Βεβαιωθείτε πως οι άλλοι καταλαβαίνουν αυτά που γράφετε Αποφύγετε τα smilies αν δεν είστε βέβαιοι πως οι παραλήπτες σας θα τα καταλάβουν. Το ίδιο ισχύει και για τις ιδιόμορφες εκφράσεις. Για παράδειγμα η λέξη lame (ανάπηρος) είναι αρκετά συνηθισμένη μεταξύ των hackers, αλλά πολύ «βαριά» για τους υπόλοιπους ανθρώπους.
• Γράφετε σαν να σας ακούει όλος ο κόσμος Με άλλα λόγια, προσέχετε τι λέτε. Το mail σας μπορεί να προωθηθεί αλλού χωρίς την έγκρισή σας ή να αποθηκευτεί σε κάποιο archive και να είναι ορατό σε αναζητήσεις μέσω των εργαλείων αναζήτησης για χρόνια ολόκληρα. Μπορεί ακόμη να διαβαστεί από ανθρώπους εκτός του κύκλου σας (π.χ. από Σκωτσέζους που μπορεί να μην εκτιμήσουν καθόλου τα ανέκδοτά σας για την τσιγκουνιά τους).
• Μην τσακώνεστε ποτέ μέσω e-mail Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο μεγεθύνει και συχνά αλλοιώνει τη σημασία όσων λέτε. Ακόμη, τα λόγια σας μπορεί να μη διαγραφούν ποτέ στοιχειώνοντας για πάντα τη σχέση σας με ανθρώπους που έτυχε να τσακωθούν σήμερα μαζί σας αλλά θα μπορούσαν αύριο να γίνουν φίλοι και συνεργάτες σας. Γι' αυτό, αν θέλετε να τσακωθείτε προτιμήστε να το κάνετε αυτοπροσώπως ή μέσω τηλεφώνου.
• Μη χρησιμοποιείτε το email της δουλειάς για προσωπική χρήση Μπορεί εύκολα να παρεξηγηθούν τα μηνύματά σας ως επίσημη πολιτική της εταιρείας στην οποία εργάζεστε.
• Αποφύγετε τα ορθογραφικά και συντακτικά λάθη Αντίθετα απ' ότι πιστεύει ο πολύς κόσμος, τίποτε δεν περνάει απαρατήρητο. Ένα κακογραμμένο κείμενο χάνει μεγάλο μέρος από την πειθώ του και γίνεται κουραστικό στην ανάγνωση.
• Μην περιμένετε πως οι άνθρωποι που χρησιμοποιούν το Internet είναι διαφορετικοί από τον υπόλοιπο κόσμο Οι βλάκες θα συνεχίσουν να είναι βλάκες και οι φανατικοί θα παραμείνουν φανατικοί. Προσπαθήστε να πάρετε τους αναποφάσιστους με το μέρος σας και αποδεχθείτε πως υπάρχουν άνθρωποι που ποτέ δεν θα παραδεχθούν πως έχετε δίκιο.
• Μην αφήνετε μια συζήτηση να κρατάει για πάντα Μετά το τρίτο ή, σε εξαιρετικές περιπτώσεις, το τέταρτο email σας για το ίδιο θέμα οι άλλοι θα σταματήσουν να σας διαβάζουν. Σεβαστείτε τα mailboxes τους και, κυρίως, το χρόνο σας. Προτιμήστε να ασχοληθείτε με κάτι άλλο.
• Χρησιμοποιήστε την κοινή λογική Κανένας κανόνας δεν είναι απόλυτος. Αν όμως βασίζεστε στην ευγένεια και την ειλικρίνεια δεν θα έχετε κανένα πρόβλημα.

ΟΔΗΓΟΣ ΓΙΑ ΚΑΛΥΤΕΡΕΣ ΠΑΡΟΥΣΙΑΣΕΙΣ

1. ΕΙΝΑΙ ΑΠΑΡΑΙΤΗΤΟ ΤΟ POWERPOINT;

Μία παρουσίαση με διαφάνειες είναι απαραίτητη μόνο όταν υπάρχει σοβαρό εποπτικό υλικό. Ίσως εκ πρώτης όψεως να ακούγεται περίεργο, αλλά οι περισσότερες παρουσιάσεις δεν διαθέτουν τέτοιο υλικό. Όταν προβληματίζεστε για το αν θα χρησιμοποιήσετε το PowerPoint, αναλογιστείτε ποιος το χρειάζεται περισσότερο, εσείς ή το ακροατήριό σας. Το περίγραμμα της παρουσίασης και τα bullet βοηθούν κυρίως τον ομιλητή (και όχι το ακροατήριο) να μιλήσει - και σε καμία περίπτωση να διαβάσει την παρουσίασή του. Το ακροατήριο δεν χρειάζεται τις σημειώσεις του ομιλητή, Σκεφτείτε αν μπορείτε να δημιουργήσετε μία παρουσίαση μόνο με φωτογραφίες και διαγράμματα - χωρίς κείμενο. Αν και αυτό είναι αντίθετο προς την παραδοσιακή αντιμετώπιση, ίσως είναι ο καλύτερος τρόπος για να αποφασίσετε αν θα χρησιμοποιήσετε τελικά το PowerPoint.
2. ΠΡΟΕΤΟΙΜΑΣΤΕΙΤΕ ΚΑΛΑ

Η ανία κατά την παρουσίαση οφείλεται σε προβληματικό περιεχόμενο και όχι σε προβληματική «διακόσμηση». Προετοιμαστείτε λοιπόν καλά και οργανώστε την παρουσίαση πρώτα σε χαρτί (ή στο Word), πριν δημιουργήσετε τις διαφάνειες. Σκεφτείτε καθαρά τους αντικειμενικούς στόχους της παρουσίασης, το ακροατήριό σας και τα κρίσιμα σημεία σας και καταγράψτε τα. Να είστε σύντομοι (ποτέ κανείς δεν κατηγορήθηκε επειδή έκανε μία πολύ σύντομη παρουσίαση). Και θυμηθείτε: Κάντε πρόβες στην παρουσίαση σας. Το PowerPoint δεν είναι πανάκεια και δεν πρόκειται να σώσει έναν ομιλητή ο οποίος δείχνει ότι δεν κατέχει (και δεν ελέγχει) αυτά που έχει γράψει στην παρουσίασή του!
3. ΟΡΓΑΝΩΣΤΕ ΤΗΝ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗ ΣΑΣ

Γράψτε τα κύρια σημεία της ομιλίας σας σε μικρές κάρτες, μία για κάθε διαφάνεια. Αυτή η υποστήριξη θα έπρεπε να δίνεται από το ίδιο το PowerPoint, αλλά στη μορφή που υπάρχει (σημειώσεις ομιλητή) δεν εξυπηρετεί, και θα πρέπει να καταφύγετε στην πατροπαράδοτη τεχνολογία, δηλαδή σε χαρτί και μολύβι. Με αυτές τις σημειώσεις είστε έτοιμοι να πείτε αυτά που θέλετε, χωρίς να τα έχετε στην οθόνη.
4. ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΤΕ ΑΛΛΑ ΜΗΝ ΕΠΑΝΑΛΑΜΒΑΝΕΤΕ

Με άλλα λόγια, μη γράψετε την ομιλία σας στην οθόνη, διότι το ακροατήριο πρέπει να διαβάσει την κάθε διαφάνεια, οπότε αναγκάζεστε να τη διαβάσετε εσείς για να μη σταματήσετε να μιλάτε, και αυτό ακριβώς πρέπει να αποφύγετε, θυμηθείτε: Φτιάξτε διαφάνειες που ενισχύουν και υποστηρίζουν τα λόγια σας και όχι διαφάνειες που τα επαναλαμβάνουν. Δημιουργήστε διαφάνειες που δείχνουν, που παρέχουν «συναισθηματική απόδειξη» ότι αυτά που λέτε είμαι αληθινά, και όχι μόνο ακριβή.
5. ΜΗ ΧΡΗΣΙΜΟΠΟΙΕΙΤΕ ΤΟΝ ΟΔΗΓΟ ΤΟΥ ΑΥΤΟΜΑΤΟΥ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΟΥ

Μία από τις χειρότερες δυνατότητες του PowerPoint είναι ο Οδηγός Αυτόματου Περιεχομένου. Είναι ένα κακό υποκατάστατο της σκέψης και οδηγεί μόνο σε βαρετές παρουσιάσεις σταλινικού τύπου, χωρίς αποτέλεσμα. Μπορεί παλιότερα κάποιες ιδέες του να ήταν χρήσιμες, αλλά σήμερα είναι σαν να λέτε το ίδιο ανέκδοτο στο ίδιο ακροατήριο κάθε μέρα!
6. ΜΟΙΡΑΣΤΕ ΕΝΑ ΟΥΣΙΑΣΤΙΚΟ ΣΥΝΟΔΕΥΤΙΚΟ ΚΕΙΜΕΝΟ

Μη μοιράζετε την παρουσίασή σας. Δεν έχει το ίδιο αποτέλεσμα χωρίς τον παρουσιαστή, δηλαδή εσάς. Ετοιμάστε όμως ένα συνοδευτικό κείμενο (σε Word) το οποίο θα είναι πυκνότερο, με αρκετά στοιχεία και όσες υποστηρικτικές υποσημειώσεις θέλετε. Όμως μην το διανείμετε από την αρχή, διότι τότε όλοι θα διαβάζουν το κείμενο και κανείς δεν θα σας προσέχει. Δώστε το αφού τελειώσει η παρουσίαση. Θυμηθείτε: Στόχος σας είναι να έχετε ένα ακροατήριο που σας προσέχει και σας εμπιστεύεται, και να είναι δεκτικό τόσο στο λογικό όσο και στο συναισθηματικό περιεχόμενο της παρουσίασής σας.
7. ΦΤΙΑΞΤΕ ΔΙΑΦΑΝΕΙΕΣ ΠΟΥ ΕΝΤΥΠΩΝΟΝΤΑΙ

Μη φτιάχνετε διαφάνειες που κανείς δεν διαβάζει και κανείς δεν θυμάται. Δημιουργήστε απλές αλλά εντυπωσιακές διαφάνειες, η καθεμία από τις οποίες θα περιέχει μια μόνο απλή ιδέα, οπτικό υλικό που έχει συναισθηματική βαρύτητα και που εντυπώνεται στο ακροατήριο και μετά την παρουσίαση. Απλοποιείστε, απλοποιείστε, απλοποιείστε, αλλά μην καταλήξετε στην απλοϊκότητα. Οι καλύτερες παρουσιάσεις είναι απλές, σαφείς και δεν χρησιμοποιούν τα τεχνολογικά εφέ ως πατερίτσες.
Έπειτα από όσα είπαμε παραπάνω, καλό είναι να αποφεύγετε τα περίφημα bullet! Δεν ξεκαθαρίζουν τη σκέψη σας ούτε την οργανώνουν καλύτερα, παρά μόνο σε πολύ σπάνιες περιπτώσεις. Αντί για bullet σκεφτείτε ότι θα μπορούσατε να διατυπώσετε αυτό που θέλετε να πείτε σε μία απλή πρόταση.
9. ΜΗ ΧΡΗΣΙΜΟΠΟΙΕΙΤΕ ΤΑ STYLE SHEET

Ισχύει το ίδιο με το προηγούμενο. Τα style sheet δεν σας οργανώνουν, αλλά σας περιορίζουν. αν χρειάζεστε οπωσδήποτε μία οργάνωση φτιάξτε τη δική σας, η οποία αναγκαστικά θα διαφέρει σε κάθε παρουσίαση, ανάλογα με τις ανάγκες.
10. ΧΡΗΣΙΜΟΠΟΙΗΣΤΕ ΠΡΩΤΟΤΥΠΟ ΟΠΤΙΚΟ ΥΛΙΚΟ

Μη χρησιμοποιείτε τις χιλιοειδωμένες εικόνες ή -ακόμη χειρότερα - τα διαθέσιμα σκιτσάκια του Clip Art! Σκανάρετε ή στην ανάγκη αγοράστε φωτογραφίες (δεν είναι δα και τόσο ακριβές!) από το Web. Χρησιμοποιήστε «επαγγελματικές» φωτογραφίες για ένα επαγγελματικό αποτέλεσμα. Μιλάτε για τη μόλυνση; Βρείτε μία φωτογραφία με ψόφια πουλιά στη λίμνη και δείξτε την! Κάνετε μία παρουσίαση κατά του πολέμου στο Ιράκ; Δείξτε την αναμνηστική πλάκα με τα ονόματα των νεκρών βετεράνων του Βιετνάμ!
11. ΚΑΝΤΕ ΜΙΑ ΠΑΡΟΥΣΙΑΣΗ ΧΑΜΗΛΗΣ ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΑΣ

Μη χρησιμοποιείτε -ποτέ!- εφέ εναλλαγή δ, κουρτίνες και τα παρόμοια, ανάμεσα στις διαφάνειες, ούτε κίνηση μέσα σε αυτές. Δεν βοηθούν σε καμία περίπτωση, παρά μόνο για να αποδείξουν ότι ξέρετε καλά το PowerPoint. Και όσον αφορά στους ήχους, χρησιμοποιήστε τους ελάχιστα, βρείτε τους δικούς σας και μη χρησιμοποιείτε τους χιλιοακουσμένους ήχους των Windows ή του PowerPoint. Και πάλι θυμηθείτε: θέλετε να δημιουργήσετε ένα συναισθηματικό αντίκτυπο!
12. ΚΛΕΙΣΤΕ ΤΟ ΚΥΚΛΩΜΑ

Δημιουργήστε ένα κύκλωμα που κλείνει, ένα feedback loop που σας ανατροφοδοτεί με την αντίδραση του ακροατηρίου. αν ζητάτε, για παράδειγμα, από το ακροατήριο να συμφωνήσει σε κάτι ή να σχολιάσει την ιδέα σας, μοιράστε ένα κείμενο συμφωνία ς που θα υπογραφεί ή ένα ερωτηματολόγιο που θα συμπληρωθεί. Μην αφήνετε ασάφειες για το τι θέλετε να πετύχετε. Και μην ξεχνάτε την ακροτελεύτια διαφάνεια: Περιέχει το συμπέρασμα της ομιλίας σας, αλλά κυρίως όλη τη συναισθηματική της φόρτιση.
Διαβάζοντας τα παραπάνω, ίσως σκεφτείτε ότι απαιτούν περισσότερο χρόνο και προσπάθεια από ό,τι αφιερώνετε συνήθως, και αυτόν το χρόνο δεν τον διαθέτετε. Έχετε όμως χρόνο για αναποτελεσματικές παρουσιάσεις;